6 vantagens de usar ficheiros PDF na sua empresa!

Ficheiros PDF são mundialmente usados, e hoje em dia, em qualquer sistema operativo são suportados, desde o Windows, ao Mac, ao Linux e até mesmo aos dispositivos móveis como o IOS ou o Android. Isto acontece devido ao facto de hoje em dia qualquer sistema operativo vir com um visualizador de PDF, não sendo necessário descarregar software adicional. Até mesmo num navegador de internet se pode abrir um ficheiro PDF, e até mesmo editar o ficheiro se usar algum site que o permita.

Em qualquer negócio pode ser necessário manter certo tipo de informações seguras, tais como dados relativas a clientes ou mesmo documentos como facturas ou informações relativas á empresa em si. Mesmo neste campo, os ficheiros PDF são lideres, pois permitem ser protegidos por password, usando encriptação, de modo a manter esta segurança, deixando assim os dados da sua empresa seguros e longe de olhares indevidos. Pode também bloquear o PDF de modo a não permitir edição, ou para bloquear tentativas de cópia de conteúdo.

Por norma têm um tamanho reduzido relativamente a outros formatos de ficheiro. O formato PDF tem a capacidade de comprimir ficheiros de alta qualidade num ficheiro de pouco tamanho, podendo ter uma redução de até 25% em conversão de outros formatos como o Powerpoint, e o melhor, sem qualquer alteração no layout ou na qualidade do conteúdo original. São portanto a solução ideal para quem trabalha com espaço limitado em disco, seja no servidor da empresa ou no seu computador pessoal ou no armazenamento em núvem. São também o ideal para empresas que precisem de dar acesso rápido a ficheiros aos seus funcionários.

O layout de um documento PDF é sempre mantido independentemente da versão ou do software a ser usado para abrir o ficheiro, é garantido que o layout será sempre igual em qualquer circunstância e em qualquer dispositivo em que seja aberto.

Este formato permite também a criação de links ou a integração de imagens no ficheiro, até mesmo anotações podem ser feitas. É também mundialmente reconhecido como o formato ideal para impressão devido á qualidade que é mantida em relação ao ficheiro original.

Permite assinaturas digitais, esta ferramenta é chamada de E-Signing. Permitindo desta forma a assinatura de documentos á distância de uma forma rápida e conveniente para o utilizador, evitando em muitos casos a necessidade de ter o documento impresso para o poder assinar, e apenas após a assinatura, ser digitalizado.

Fácil de editar. Apesar de não serem editáveis de forma nativa, os ficheiros PDF são de fácil edição, permitindo-a directamente no ficheiro. E como já referimos, até mesmo online.

Alguns editores PDF incluem OCR (Optical Character Recognition), o que permite a digitalização de uma imagem de modo a torná-la em texto editável e pesquisável. Ferramenta esta que torna bastante fácil e rápido a digitalização de um documento.